テレワークや在宅勤務が普及した現在、問題となっているのが従業員間のコミュニケーション不足です。コミュニケーションが不足すると情報やノウハウの共有ができなくなり、業務がスムーズに遂行できないばかりか、従業員のモチベーション低下につながりかねません。
そこでおすすめしたいのが、「社内コミュニケーションツール」です。本記事では、コミュニケーションの円滑化、業務効率化に最適な社内コミュニケーションツールをいくつかピックアップしてご紹介します。
目次
社内コミュニケーションツールのおすすめ【チャットツール】3選
社内コミュニケーションツールのおすすめ【グループウェア】３選
社内コミュニケーションツールのおすすめ【バーチャルオフィス】2選
社内コミュニケーションツールとは？
社内コミュニケーションツールとは、企業内のコミュニケーションの活性化や情報共有の円滑化を目的としたツールです。社内コミュニケーションツールは従業員同士の連絡だけでなく、ノウハウの共有などにも使われています。
オンライン業務やテレワークが普及したことで従業員間のコミュニケーション不足が問題視されており、社内コミュニケーションツールの必要性が高まっています。それに伴い、さまざまなツールが開発されました。現在の主な社内コミュニケーションツールは、
- チャットツール
- グループウェア
- 社内SNS
などが挙げられます。そのほかにも情報やノウハウを共有する手段として「社内wiki」、バーチャル空間で従業員間のコミュニケーションを活性化させる「バーチャルオフィス」を導入する企業も増えています。
社内コミュニケーションツールのおすすめ【チャットツール】3選
チャットツールとは、パソコンなどのデバイスを使ってリアルタイムでの情報交換を可能にするコミュニケーションツールです。メールのような一方的な文章の送信ではなく、会話形式の相互コミュニケーションが可能です。
ビジネスチャットツールは情報交換および共有、業務連絡といったビジネス効率化を目的とした機能が多数備わっています。そのため、社内外の円滑なコミュニケーションと業務効率化を目的として導入を進める企業が年々増加しています。
Slack
出典：Slack
Slackは、Slack Technology社が開発したビジネス用のチャットツールです。メイン機能となるチャットは時系列で管理されているため、会話の内容が直感的に理解可能です。また、複数の相手と会話をする機能や特定の相手にダイレクトメッセージを送る機能もあります。
Slackにはファイルの共有機能もあるため、画像や資料のアップロードやダウンロード、プレビューも可能です。そのほか、最大15人が同時に会話できるビデオ通話機能や検索機能も有しています。
【特徴】
- 即時性の高いリアルタイムでコミュニケーションをとれる
- プロジェクトやワークに応じたカスタマイズが可能
- 効率的な情報管理を実現
【料金プラン ※年払い】
| フリー | 無料 |
| プロ | 1ユーザーにつき925円/月 |
| ビジネスプラス | 1ユーザーにつき1,600円/月 |
| Enterprise Grid | 要問合せ |
Chatwork
出典：Chatwork
Chatworkは、Chatwork株式会社が提供するチャットツールです。グループチャットやタスク・ファイル管理、ビデオ通話および画面共有機能もついているため、メンバーとの協力的かつ効率的な業務が実現します。パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンにも対応しているため、リアルタイムでのコミュニケーションがとりやすくなるでしょう。
また、使い方も非常にシンプルでわかりやすく、初心者でも扱いやすいのが特徴です。セミナーやコラムなど、サポートコンテンツも豊富に用意されているため、気軽に導入しやすいツールです。
【特徴】
- 直感的に操作できるシンプルな機能
- メッセージ管理が簡単にできる
- 社内だけでなく社外とのコミュニケーションにも活用できる
【料金プラン ※年払い】
| フリー | 無料 |
| ビジネス | 1ユーザーにつき700円/月 |
| エンタープライズ | 1ユーザーにつき1,200円/月 |
LINE WORKS
出典：LINE WORKS
コミュニケーションツール「LINE」のいわゆるビジネス版です。LINEで使われるメッセージ機能やスタンプ機能、掲示板やアンケート機能などをビジネスに活用できます。
使い慣れたLINEと同じ操作のため、だれでも簡単に利用できるのが特徴です。スマートフォンだけでなくパソコンでも操作できるため、情報共有や伝達の即時性につながるでしょう。
【特徴】
- LINEのような操作性でだれでも使いこなせる
- フリープランにほとんどの機能が標準搭載されている
- 高度なセキュリティ機能で安心して使える
【料金プラン ※年払い】
| フリー | 無料 |
| スタンダード | 1ユーザーにつき450円/月 |
| アドバンスト | 1ユーザーにつき800円/月 |
社内コミュニケーションツールのおすすめ【グループウェア】３選
グループウェアとは、 社内のコミュニケーションを円滑化し、業務効率化を図るためのソフトウェアです。グループウェアにはメールの送受信をはじめファイル機能、スケジュール管理といった機能が搭載されています。
1つのアカウントでさまざまな機能が利用できるため、チームでの業務がスムーズに進みます。また、クライアントなど社外の人間も招待できるため、社内外にまたがったプロジェクトを遂行する際にも役立つでしょう。
Google Workspace
Gmailをはじめ、GoogleカレンダーやGoogle Meetなど豊富なアプリで構成されているグループウェアです。なかにはなじみの深いアプリも多数あるため、初心者でも比較的使いやすいでしょう。スプレッドシートやドキュメントでの同時作業やクラウド上での保存・共有もできるため、社内コミュニケーションの円滑化や業務の効率化が図れます。
また、高度なセキュリティが搭載されているため、社外でも安心して使えるというメリットもあります。
【特徴】
- アプリを連携することで生産性の向上を図れる
- 2段階認証プロセスやシングルサインオンなど、高い安全性が魅力
- メンバー同士のコミュニケーションが簡単かつスムーズに行える
【料金プラン】
ID・容量により異なる
Microsoft 365
Microsoft 365は、日本マイクロソフト株式会社が提供するグループウェアです。企業がグループウェアに求める機能がほとんど搭載されているのが特徴で、もっとも安価なプランでも最大300人までのチャットおよび通話、法人メール、1TBのクラウドストレージが利用できます。
デバイスの管理やデータの暗号化が可能になるなど高度なセキュリティが保証されているため、安心・安全なテレワーク環境が構築できるのも魅力です。また、複数のデバイスで使えるため、オフィスだけでなく自宅や屋外など場所を問わず業務を行えます。
【特徴】
- 時間と場所を選ばずコミュニケーションが可能
- 最新バージョンのofficeを常時利用できる
- 複数のデバイスにofficeソフトをインストールできる
【料金プラン】
使用人数や機能により異なる
Basecamp
出典：Basecamp
Basecampは、Basecamp, LLCが提供するプロジェクト管理ツールです。企業やチームが求めるコラボレーション機能がほぼすべて搭載されているのが特徴で、シンプルなデザインと直感的な操作性により、タスク管理、スケジュールの共有、メッセージング、ファイルストレージなどを効率的に行えます。専用アプリによりデスクトップやモバイルデバイスでの利用が可能なため、オフィス内外を問わず業務をスムーズに進行できます。さらに、データの保護や安全なアクセスを保証するセキュリティ機能も備えているため、安心して利用できるのも魅力です。
【特徴】
- タスクやプロジェクトの管理を簡単に共有
- 直感的で使いやすいインターフェース
- デスクトップやモバイルでアクセス可能
【料金プラン】
機能や使用規模に応じて異なる
社内コミュニケーションツールのおすすめ【社内SNS】2選
社内SNSとは、社内向けに特化したコミュニケーションツールのことで、メールや電話よりもスピーディーにコミュニケーションがとれるのが特徴です。社内SNSを利用して、従業員同士でグループチャットをしたり近況報告をしたりすることで、コミュニケーションの活性化や情報共有の効率化を図ります。なかにはカレンダー機能が搭載されているものもあるため、スケジュール管理にも利用可能です。
Talknote
出典：Talknote
Talknoteは、使いやすさを最優先に設定された社内SNSツールです。シンプルなデザインが特徴で、初心者でもすぐに社内でコミュニケーションがとれるようになります。Talknoteの主な機能はテキストベースのメッセージ、タスク管理、ファイル共有などで、いずれも直感的に操作できる仕様になっています。
無料プランでも社内SNSとしての機能は十分に果たせますが、有料プランにするとより一層高度な機能が利用可能です。
【特徴】
- SNSのように情報をスムーズに共有できる
- シンプルな仕様で直感的に操作できる
- 中小企業やスタートアップ企業に最適なツール
【料金プラン】
契約内容によって異なる
Yammer
出典：Microsoft
Microsoftが提供している社内SNSツールです。利用する際は、まず目的や興味・関心に応じて「コミュニティ」を作成します。コミュニティでは複数の会話ができるほか、イベントやファイルの管理が可能です。従業員がコミュニティを閲覧し、仲間とディスカッションをすることで社内でのコミュニケーションを活性化できます。
コミュニティはだれもが参加できる「パブリック コミュニティ」、承認されたメンバーだけが利用できる「プライベート コミュニティ」の2種類に分かれており、従業員は目的に応じて使い分けできます。
【特徴】
- パソコンだけでなくモバイルでも利用可能
- Microsoft 365を利用している企業は追加コストなしで導入できる
- 企業内での広範なコミュニケーションを実現
【料金プラン】
Microsoft 365のプランによって異なる
社内コミュニケーションツールのおすすめ【社内wiki】2選
社内wikiは、従業員が持っている知識やノウハウを一元化し、だれでも閲覧できる形で保存する情報管理および共有システムです。リアルタイムで編集できるため、常に最新の情報を共有できるのが特徴です。
社内wikiを活用することで プロジェクトの進捗情報や顧客管理が一元管理できるだけでなく、ファイルをやり取りする手間もなくなるため、従業員の負担が大幅に削減できるでしょう。また、従業員の知識や経験を共有することで会社全体の成長を促せます。
Notion
出典：Notion
社内wikiのほか、タスク管理やドキュメント作成など豊富な機能が搭載されている多機能クラウドツールです。社内wiki機能はテキストや画像、動画および音声などさまざまなメディアを掲載できるため、多様な情報が含まれた充実したwikiを作成できます。
また、ページやブロックが自由に配置できるほか、複数のメンバーが同時に編集できるため、構造を自由にカスタマイズできます。Notionのセキュリティ機能は非常に高いため、社内wikiも安全に保護することも可能です。
【特徴】
- ブラウザさえあればページを作成・編集できる
- リアルタイムで情報の更新が可能
- テーブルやカレンダーなどさまざまな形式で情報が表示できる
【料金プラン ※年払い】
| フリー | 無料 |
| プラス | 1ユーザーにつき1,650円/月 |
| ビジネス | 1ユーザーにつき2,500円/月 |
| エンタープライズ | 要問合せ |
Kibela
出典：Kibela
Kibelaは、株式会社ビットジャーニーが提供している社内wikiツールです。チームメンバーに情報を共有できる「wiki」、メンバーが個人で情報を発信する「blog」の2種類があり、ユーザーは発信する範囲をあらかじめ決めて投稿できます。
投稿した記事はフォルダで分類されており、社内のメンバーは必要に応じてチェック可能です。また、投稿された記事には「コメント」「いいね」機能がついており、閲覧者が感想を伝えたり「いいね」をしたりすることでコミュニケーションを図れます。
【特徴】
- 情報が掲載されている場所がわかりやすいため見える化が促進できる
- 検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる
- シンプルかつ直感的な仕様で操作しやすい
【料金プラン】
| コミュニティ | 無料 |
| スタンダード | 1ユーザーにつき550円/月 |
| エンタープライズ | 1ユーザーにつき1,650円/月 |
社内コミュニケーションツールのおすすめ【バーチャルオフィス】2選
バーチャルオフィスとは、仮想空間にオフィスを構築してリモートワークでも従業員のコミュニケーションを活性化させることを目的としたツールです。バーチャルオフィスでは、従業員はアバターなどで疑似的に出社します。
アバター同士が近づくことで会話ができるため、「会議をするほどではないが、メールやチャットではうまく伝えきれない」ときにも気軽にコミュニケーションを図れます。
ovice
出典：ovice
メタバースを通じて、複数の人と会話ができるコミュニケーションツールです。自分のアバターを選び、バーチャルオフィスに出社しほかのメンバーとの会話を楽しみます。スピーカーを使うことで、個人間の会話だけでなく全体のアナウンスもできるため、説明会やイベントでも利用可能です。
専用の機器やアプリを用意しなくても始められるうえ、低速度の回線でも利用できるため、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンからいつでも参加できます。
【特徴】
- オフィスに実際にいるような自然なコミュニケーションが可能
- ユーザー検索や絵文字機能でメンバーの状態が容易に把握できる
- 特定メンバーだけが利用できる鍵付きの会話室で秘密も守れる
【料金プラン】
企業規模・使用シーンによって異なる
MetaLife
出典：MetaLife
オフィスをはじめイベントスペース、教室などに利用できるコミュニケーションツールです。チーム全員がアバターとなってひとつのスペースに参加するため、気軽にリアルなコミュニケーションが図れます。
鍵付きの会議室やホワイトボード、宴会場もあるため、Web会議から忘年会などの各種宴会も行えます。カレンダーやSlackなどさまざまなアプリとも連携できるため、より便利にカスタマイズ可能です。
【特徴】
- URLにアクセスするだけで参加できる
- チーム専用のオフィスデザインも作成可能
- 25名までは無料で利用できる
【料金プラン ※年払い・継続利用の場合】
| スタンダード ※同時接続最大25人 |
無料 |
| ビジネス ※同時接続最大50人 |
19,800円/月 |
| エンタープライズ ※同時接続最大300人 |
39,800円/月 |
| Customized | 要問合せ |
社内コミュニケーションツールを選ぶ際のポイント
社内コミュニケーションツールを選ぶ際は、いくつか気をつけたいポイントがあります。せっかく導入したのにあまり活用できなかった、という事態を避けるためにも事前にしっかり確認しておきましょう。
既存ツールとの連携が可能か
すでに別のオンラインツールやコミュニケーションツールを使用している場合、社内コミュニケーションツールとの連携が可能かどうかを調べておきましょう。特に業務の見える化や効率化を目的として導入する場合は、既存ツールとの相性は重要なポイントです。
使用ツールがバラバラになると、使うのが面倒くさいうえに管理も大変です。できればメールやSNSなどのツール、ビジネス向けツールと連携可能な汎用性の高いものを選びましょう。
操作性はどうか
だれでも簡単に操作できるかどうかも、社内コミュニケーションツールを選ぶうえで重要なポイントです。IT知識のある人しか使えない、年代や部署によっては使うのが難しいツールを選んでしまうと、結果的にだれも活用せずに放置してしまう事態になりかねません。だれもが「使ってみよう」、と思えるようなツールを選びましょう。
セキュリティ水準が高いか
社内コミュニケーションツールでは、機密性の高い情報を取り扱うケースがあります。情報漏洩のリスクにさらされないためにも、セキュリティが万全かどうかを確認しておくことが非常に大切です。
ツールの提供元のセキュリティ対策を事前にチェックしておくのはもちろんのこと、暗号化通信や2段階認証などが設定されているかどうかも確認しておきましょう。会社がユーザーの権限をコントロールできる「管理機能」がついているツールを選ぶのもおすすめです。
社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点
社内コミュニケーションツールを安全かつ有効に活用するには、「導入目的を明確にすること」と「社内ルールを設けておくこと」が必要不可欠です。その理由について、詳しく解説します。
導入目的を明確にする
社内コミュニケーションツールを導入する前に、必ずその目的を会社全体で共有しておきましょう。導入の目的がわからないと、せっかく導入しても「どのように使えばいいのかわからない」と従業員が戸惑ってしまいます。その結果、誰もツールを使っていない、という事態になりかねません。
導入の目的を周知しておけば、従業員一人ひとりがツールの重要性を理解できるため、積極的に活用するようになります。その結果、ツールの導入効果が最大限に発揮されるでしょう。
社内ルールを設けておく
社内ルールを明確に設定しておくことも大切です。社内コミュニケーションツールには機密情報や個人情報が記載されることも多いため、どの情報をどこで共有するのかをしっかり決めておく必要があります。
また、利用可能時間を設定することで業務時間外の連絡を事前に阻止し、従業員のワークライフバランスを守りましょう。
まとめ
社内コミュニケーションツールは、従業員同士のコミュニケーション不足を解消してくれる有効なツールです。ひとくちに社内コミュニケーションツールといってもさまざまな種類があるため、自社の目的やニーズに合ったものを導入しましょう。また、ツールの効果を最大限発揮するためにも、あらかじめ導入目的の周知と社内ルールの設定を徹底しておくことが大切です。